Praxistipps zur Prüfvorbereitung
Eine übersichtliche Bestandsliste, erreichbare Ansprechpartner und geklärte Zugänge helfen bei der Vorbereitung Ihres Prüftermins. Hier finden Sie konkrete Schritte für Ihre interne Organisation.
Nutzen Sie die Hinweise als Arbeitsgrundlage. Welche Angaben für Ihren Auftrag erforderlich sind, stimmen wir anhand der Prüfobjekte mit Ihnen ab.
Vor dem Prüftermin
Eine Gesamtzahl allein zeigt noch nicht, wie sich Prüfobjekte auf Gebäude, Räume oder Betriebsbereiche verteilen.
Praktischer Einstieg: Nutzen Sie zunächst vorhandene Listen. Eine zusätzliche Übersicht ist nur hilfreich, wenn sie aktuelle Informationen ergänzt.
Die zentrale Kontaktperson kennt nicht zwangsläufig jeden Raum oder jede Anlage. Ergänzen Sie deshalb örtliche Ansprechpartner.
Vor dem Einsatz prüfen: Sind die benannten Personen am Termin tatsächlich erreichbar?
Abgeschlossene Räume, Anmeldeverfahren oder fehlende Begleitpersonen können die Durchführung verzögern.
Wichtig für die Abstimmung: Teilen Sie besondere Zugangsbedingungen bereits bei der Terminvorbereitung mit.
Was im Bestand steht, muss am Termin nicht automatisch vor Ort verfügbar sein. Denken Sie auch an Geräte im Außeneinsatz.
Für verteilte Teams: Informieren Sie die betroffenen Mitarbeitenden, welche Geräte wann benötigt werden.
Ein freier Termin ist noch kein geeignetes Prüfzeitfenster. Entscheidend ist auch, welche Abläufe davon betroffen sind.
Für Anlagen und Maschinen: Stimmen Sie erforderliche Abschaltungen mit den zuständigen Fachverantwortlichen ab.
Unterlagen liegen oft bei verschiedenen Abteilungen. Eine geordnete Ablage erleichtert Rückfragen zu den jeweiligen Prüfobjekten.
Bei Lücken: Benennen Sie fehlende Informationen offen, statt ungesicherte Angaben zu ergänzen.
Eine gemeinsame Arbeitsgrundlage
Beginnen Sie mit einer Zeile je Bereich oder Objektgruppe. Für die erste Abstimmung müssen noch nicht alle Felder vollständig sein.
| Angabe | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Standort und Bereich | Adresse, Gebäude, Etage oder zuständige Abteilung. |
| Prüfobjekte | Objektart und ungefähre Anzahl oder Anlagenumfang. |
| Ansprechpartner | Name, Erreichbarkeit und gegebenenfalls Vertretung. |
| Verfügbarkeit | Mögliche Zeitfenster und betriebliche Einschränkungen. |
| Zugang | Schlüssel, Begleitung, Registrierung oder Einweisung. |
| Unterlagen und offene Punkte | Vorhandene Dokumente, bekannte Änderungen und Rückfragen. |
Ihr Team informieren
Geben Sie den betroffenen Bereichen rechtzeitig Bescheid. Die Information sollte den geplanten Zeitraum, die benötigten Prüfobjekte und die interne Kontaktperson enthalten.
Halten Sie Änderungen an einer zentralen Stelle fest. So arbeiten Verwaltung, Fachbereiche und örtliche Ansprechpartner mit demselben Stand.
Nach der Durchführung
Legen Sie vorab fest, wer die Dokumentation entgegennimmt und an die zuständigen Personen weitergibt. Halten Sie Rückfragen und daraus entstehende Aufgaben nachvollziehbar fest.